Nel mondo digitale, la comunicazione via e-mail e whatsapp è utilizzata sempre di più anche in ambito professionale.
Le mail sono uno strumento di comunicazione rapido ed efficiente, ma al tempo stesso possono creare incomprensioni e fraintendimenti se non viene prestata sufficiente attenzione al tono utilizzato nel messaggio.
Il tono di una mail può avere un impatto significativo sulla percezione del messaggio da parte del destinatario e sull’efficacia della comunicazione complessiva.
Quando si comunica attraverso le mail, non abbiamo il vantaggio della comunicazione vis a vis che ci permette di esprimere il tono emotivo attraverso il linguaggio del corpo, l’espressione facciale e l’intonazione della voce.
Pertanto, è essenziale imparare a utilizzare il tono adeguato per fare si che il messaggio venga trasmesso in modo chiaro, appropriato ed efficace.
Dato il numero di e-mail che ogni giorno ci scambiamo, un messaggio involontario negativo è probabilmente inevitabile.
Ci sono però alcuni elementi che possono peggiorare le cose, aumentando la probabilità di problemi di relazione e di escalation dei conflitti a volte anche importanti.
Innanzitutto, rispetto alla comunicazione dal vivo, la comunicazione scritta comporta un feedback asincrono.
Anche il tempo che trascorre per la risposta diventa parte stessa della risposta e come tale, oggetto di interpretazione.
Quante volte abbiamo pensato: “se avessimo parlato questa cosa sarebbe stata risolta subito e non sarebbe accaduto nulla”.
Rispondere in maniera celere, intanto, permette di superare quell’impasse ma allo stesso tempo può creare altri problemi.
Nella comunicazione diretta, anche solo telefonica – virtuale o no – siamo in grado di monitorare e gestire fraintendimenti: abbiamo il nostro interlocutore di fronte, ci sta dedicando attenzione, abbiamo modo di valutare toni e comunicazione non verbale… tantissimi elementi.
Provate solo a pensare a quanti significati – quante risposte rassicuranti – contiene un sorriso.
Persino una frase che potrebbe essere letteralmente sgradevole se accompagnata da un sorriso o da un tono scherzoso assume un significato – e ha un impatto – totalmente diverso.
Anche il tono è in grado di sistemare tutto: un sorriso può essere sostituito da una risata e anche al telefono, tutto questo è percepibile immediatamente.
Comunicando per iscritto siamo soli con i nostri pensieri, stati d’animo e interpretazioni.
Ecco perché curare il tono nelle mail – ma anche nei whatsapp – è così importante.
🔵 5 tips per migliorare il tono della comunicazione (non in presenza)
1. Emozioni e intenzioni
Il tono di una mail può trasmettere le emozioni e le intenzioni dell’autore. Un tono cordiale e amichevole può creare un’atmosfera di apertura e collaborazione, mentre un tono freddo o distante può essere interpretato come disinteresse o mancanza di cortesia. È importante adattare il tono al contesto e alla relazione con il destinatario, in modo da trasmettere le giuste emozioni e intenzioni.
2. Fraintendimenti
Senza un chiaro tono emotivo, le parole possono essere interpretate in modi diversi da persone diverse e ciò, può portare a fraintendimenti, confusioni e tensioni nella comunicazione. Utilizzare un tono chiaro e conciso aiuta a evitare possibili incomprensioni e garantisce che il messaggio venga interpretato come desiderato.
3. Relazioni positive
Un tono rispettoso, gentile e collaborativo nelle mail, può contribuire a creare relazioni positive con i colleghi, i clienti e le persone con cui si comunica. Una comunicazione cortese e professionale favorisce un clima di fiducia e rispetto reciproco, facilitando la collaborazione e la produttività.
4. Cultura aziendale
Il tono delle mail può riflettere la cultura aziendale e i valori dell’organizzazione. Ad esempio, un’azienda che promuove un ambiente di lavoro amichevole e informale può utilizzare un tono più rilassato e confidenziale nelle mail interne. D’altra parte, in situazioni formali o con clienti esterni, può essere necessario utilizzare un tono più professionale e rispettoso.
5. Motivazione e coinvolgimento
Un tono positivo, incoraggiante e motivante può influenzare positivamente il destinatario, invogliandolo ad agire o a rispondere in modo più rapido ed efficace. L’utilizzo di parole ed espressioni che dimostrano apprezzamento e supporto può contribuire a creare un clima di lavoro positivo e a promuovere una comunicazione produttiva.
Chiudo con una frase di Erich Fromm che può sembrare negativa, ma non lo è. Al contrario, ci spinge verso maggior condiscendenza e compassione proprio per la difficoltà di comprensione tra gli esseri umani…
Il mio io totale, la mia intera individualità, la mia entità, la quale è unica come lo sono le mie impronte digitali, non può mai essere pienamente compresa, neppure per via empatica, perché non vi sono due esseri umani identici.
La prossima volta che state per mandare un messaggio, soprattutto se delicato, prima di premere ENTER, rileggete: sono certa che a volte finirete con il riscrivere buona parte del testo o scegliere di chiamare direttamente.
L’empatia risolve moltissimi problemi e soprattutto ne evita ancora di più.
Laura Colombo
AD ETAss | Career and Digital Coach ICF and mBIT Certified | past Forbes HR Council Editor | LinkedIn Partner | HR Communication | Employer Branding | Talent Acquisition | Libera Pensatrice
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